4 redenen om chauffeurs een Driver app te geven

Ondersteun chauffeurs beter en krijg meer inzicht in je processen
Leestijd: 6 minAuteur: Willem van Beuningen

Als transportbedrijf wissel je voortdurend informatie uit met onderaannemers. Bijvoorbeeld zendingsinformatie, ritgegevens, laad- en leveringsbonnen, foto’s van getekende vrachtbrieven en meldingen van afwijkingen en schade. Deze informatie komt vaak via verschillende kanalen bij je backoffice binnen. Via een boordcomputer, WhatsApp of per e-mail. Veelal digitaal dus, maar soms ook nog met papieren documenten. Die informatie heb je nodig om jouw klanten te informeren, grip te houden op je transporten en correct te factureren. Het samenvoegen van die informatie uit verschillende bronnen is tijdrovend en inefficiënt. Bovendien bestaat de kans dat je informatie kwijtraakt of over het hoofd ziet en je klanten te veel of te weinig factureert.

Dat wil je uiteraard voorkomen. Toch is het moeilijk om de (digitale) papierwinkel van chauffeurs op orde te brengen. Het is simpelweg te kostbaar en onhaalbaar om iedere onderaannemer uit te rusten met een boordcomputer, maar je wilt wel dat transporten goed geregistreerd worden. En het liefst wil je dat alle informatie direct naar je transport managementsysteem (TMS) wordt gestuurd. Dat kan met een Driver app. Dit is een module die je kunt koppelen met je TMS en die het mogelijk maakt om gegevens te delen tussen je backoffice en een applicatie die chauffeurs kunnen downloaden op hun smartphone of tablet. Chauffeurs loggen in met hun unieke gebruikersnaam en wachtwoord en kunnen op die app informatie delen en ontvangen. Het is een laagdrempelige manier om onderaannemers dezelfde basisfunctionaliteiten te bieden als een boordcomputer. Met een Driver app kun je onder andere:

• Laad- en leveringsbonnen versturen en ontvangen
• Tijdsregistraties en taken starten en stoppen
• Zendingsinformatie registreren
• Calamiteiten en afwijkingen melden
• Afbeeldingen toevoegen van leveringen of schade
• Digitaal af laten tekenen bij het afhalen of leveren van goederen
• Chatberichten versturen en ontvangen

Alle informatie wordt automatisch en in real time naar de systemen van je backoffice gestuurd. De app helpt je om de hoeveelheid papierwerk te drukken, de controle te bewaren over de uitgevoerde ritten en te beschikken over de juiste informatie om klanten op tijd en goed te informeren. Ik zet de 4 grootste voordelen voor je op een rij.

1. Betere samenwerking met onderaannemers
Je eigen chauffeurs beschikken vermoedelijk over een eigen boordcomputer. Dat geldt meestal niet voor je onderaannemers. Ze hebben vaak geen boordcomputers of ze gebruiken hardware die niet geïntegreerd is met jouw backofficesystemen. De communicatie met je planners verloopt veelal via de telefoon of WhatsApp en ze worden op pad gestuurd met papieren formulieren. Dat zorgt voor ruis op de lijn. Je planners vergeten bepaalde informatie door te geven of sturen nog snel wat details door als chauffeurs al onderweg zijn. Daardoor lopen ze elkaar mis en worden bijvoorbeeld niet alle goederen geladen of missen ze papieren die de klant moet aftekenen. Je hebt bovendien weinig inzicht in de voortgang van transporten. Je weet niet precies wanneer goederen worden geladen en gelost en of de levering in orde is. Bovendien duurt het meestal enkele dagen voordat de papieren in goede orde zijn ontvangen. Als er informatie ontbreekt zie je dat meestal pas achteraf. Te laat dus!

chauffeur met mobiel 1 - 4 redenen om chauffeurs een Driver app te gevenMet een Driver app is dat verleden tijd. Dankzij de naadloze integratie tussen je backofficesystemen en de applicatie sta je altijd in direct contact met onderaannemers. Je weet exact waar ze zijn en wat de status is van leveringen. Bij eventuele wijzigingen – zoals adresgegevens of het soort vracht – kun je chauffeurs direct op de hoogte brengen. Omdat alles digitaal wordt afgetekend hoef je bovendien niet meer te wachten totdat charters de papierwinkel afleveren. Je ziet direct of alle papieren goed ingevuld en compleet zijn. Dit zorgt ervoor dat je veel beter communiceert en samenwerkt met je onderaannemers.

2. Minder papierwerk
Vrachtbrieven. Pakbonnen. Schadeformulieren. E-mails. De papierwinkel van één transport is nog te overzien, maar het kost je uren of zelfs dagen om tientallen van dit soort documenten per week te verwerken in je backofficesysteem. Het duurt vaak lang voordat alle documentatie van een transport compleet is en het risico is groot dat je in die papierstapel iets over het hoofd ziet. Met als gevolg dat je leveranciers, klanten, onderaannemers of collega’s moet lastigvallen met vragen over ontbrekende puzzelstukjes van transporten van weken of maanden geleden.

Net als met een boordcomputer zorgt een Driver app ervoor dat je alle documenten en formulieren digitaliseert. Chauffeurs vullen alle formulieren digitaal in en zien precies welke informatie nog ontbreekt. Alle informatie wordt verzameld in je backofficesystemen en er is slechts één versie van ieder document. Daardoor werkt iedereen met dezelfde informatie die direct beschikbaar is en je vermindert de papierstroom. Zo verminder je de administratieve last en houd je de controle over de afhandeling van transporten. Bijkomend voordeel is dat je transportopdrachten sneller administratief afhandelt en kun je het facturatieproces eerder starten.

3. Klanten beter informeren
Als je niet over de juiste informatie beschikt kun je klanten ook niet goed op de hoogte houden. Met papieren documenten en verschillende communicatiemiddelen wordt het lastig om informatie van klanten centraal vast te leggen. Je bent veel tijd kwijt om te zoeken naar de juiste informatie of om de actuele status van orders te achterhalen.

Met een Driver app weet je altijd wat de actuele status van een transport is, want de app is in real time verbonden met je backofficesysteem. Alle informatie die je nodig hebt om klanten goed te informeren staat direct op één plek. In een oogopslag zie je de status van ritten en leveringen. Je kunt klanten op tijd informeren als een order later wordt geleverd of als er afwijkingen zijn. Zelfs als een planner ziek of afwezig is, vind je moeiteloos transportdetails, documenten en afspraken met klanten terug. Daardoor houd je klanten beter op de hoogte en zullen ze ook eerder tevreden zijn over de samenwerking.

4. Beter inzicht in performance
Een Driver app helpt je om informatie beter te registreren. Met een Driver app registreer je bijvoorbeeld veel nauwkeuriger wanneer chauffeurs hun taken afhandelen. Denk bijvoorbeeld aan hoelang chauffeurs onderweg zijn en wanneer ze goederen afleveren. Dit is veel nauwkeuriger dan als chauffeurs dit zelf op papier bijhouden. Deze informatie kan zeer bruikbaar zijn om transporten slimmer aan te pakken. Door data te analyseren kun je onder andere routes optimaliseren of inzicht krijgen in de efficiëntie van een chauffeur.

Daarnaast ga je ook veel meer data verzamelen met de Driver app. Informatie die je normaal gesproken alleen op papier zette, wordt nu digitaal geregistreerd. Denk bijvoorbeeld aan alle afwijkingen bij laden en lossen. Door die data over een langere tijd te verzamelen, kun je op termijn steeds beter patronen herkennen. Zo ontdek je mogelijk bij welke klanten het wel of niet rendabel is om goederen te leveren. Of dat een charter over een periode van twee jaar 25 procent meer schade rijdt dan de gemiddelde chauffeur. Kortom, je krijgt veel beter inzicht in de prestaties van je bedrijf. Zo kun je inzoomen op de pijnpunten in je logistieke proces en kijken waardoor dat komt. Met die kennis kun je vervolgens je logistieke processen efficiënter inrichten.

De screenshots die hier gebruikt zijn, zijn afkomstig uit de driver app van Navitrans.

Driver apps blijven zich ontwikkelen
Een Driver app biedt veel voordelen als je met externe chauffeurs werkt. Je hoeft niet te investeren in dure boordcomputers en het scheelt je een hoop papierwerk. De communicatie met onderaannemers wordt volledig digitaal, alle benodigde informatie is direct voorhanden en wordt automatisch verwerkt in je backofficesysteem. Dat bevordert niet alleen de samenwerking met je chauffeurs, maar ook met je klanten. Je hebt constant actuele en correcte informatie tot je beschikking om klanten goed op de hoogte te houden. Bovendien blijven Driver apps zich ontwikkelen. Er komen voortdurend nieuwe functionaliteiten bij om chauffeurs beter te ondersteunen en je bedrijf meer inzicht te krijgen in je processen. Tijd dus om aan de slag te gaan met een Driver App!

Een Driver app is ook als module beschikbaar in Navitrans. Wil je meer informatie over de mogelijkheden van de Driver app? Neem contact met ons op!

Wil je meer lezen?

eBook

Hoe selecteer je de beste software voor jouw logistieke bedrijf?

In dit eBook lees je acht concrete stappen om tot die keuze te komen, met een uitgebreide uitleg per stap en handige templates.

Artikel

Bolk Transport implementeert Navitrans

Bolk Transport is een transportbedrijf met uiteenlopende activiteiten en klanten, dat in alle logistieke processen ondersteund kan worden door Navitrans. Of het nu gaat om exceptioneel- of container transport of fijnmazige distributie.