4 voordelen van een virtueel softwareproject

En waarom het misschien zelfs beter werkt dan een project op locatie.
Leestijd: 6 min.Auteur: Mark Flapper

Het implementeren van een nieuw softwaresysteem is voor veel organisaties een behoorlijk ingrijpende verandering. De behoefte om de organisatie naar een hoger niveau te tillen is er wel, maar door de coronacrisis twijfelen veel organisaties of dit het juiste moment is om deze stap te zetten. Het lijkt lastig om een project op afstand in goede banen te leiden, mensen goed te ondersteunen en alle stakeholders nauw te betrekken. Sommige organisaties starten in deze tijd echter wel met de implementatie van een nieuw softwarepakket. Zij komen erachter dat een virtueel project juist veel voordelen biedt. Werken in online sessies zorgt voor meer focus en minder afleiding van dagelijkse werkzaamheden. Bovendien weten werknemers beter wat ze moeten doen en werken ze veel doelgerichter door slim gebruik te maken van de mogelijkheden van online tools. Daardoor werken alle betrokken partijen nauwer samen en worden taken sneller afgerond. In dit artikel lees je vier voordelen van een virtueel softwareproject en laten we je zien waarom het net zo goed of zelfs beter werkt dan een project op locatie.

1. Eén omgeving voor het hele project

Een van de belangrijkste voordelen van een virtueel project is dat je één digitale omgeving kunt creëren voor het totale project. In de ‘normale’ situatie gebruikten we ook wel diverse tools, maar die waren vooral ondersteunend aan het werk op locatie. Een aparte tool voor je bestanden, planningen en projectmanagement. Nu kunnen we de functionaliteit van online tools echt benutten. Tegenwoordig zijn er tal van opties om één digitale omgeving te creëren waarin je al je online meetings organiseert en waar het hele projectteam met dezelfde mappen en bestanden werkt. Een omgeving waar je tijdens de meeting direct de planning kunt doornemen, taken benoemt, die taken aan mensen toewijst, bijlages toevoegt en de deadlines bepaalt. Bovendien zijn veel van deze digitale omgevingen zo ingericht dat veel van de taken van een projectmanager automatisch worden uitgevoerd. Denk aan het sturen van een herinnering als iemand een deadline niet heeft gehaald. Eén omgeving zorgt ervoor dat je duidelijkere afspraken kunt maken, korte lijnen houdt tussen mensen en het is een laagdrempelige manier om grote projecten overzichtelijk te houden.

2. Betere focus op wat écht belangrijk is

Voor de coronacrisis kwamen consultants meestal een of twee dagen langs op locatie om taken uit te voeren, uitleg te geven aan key users en vragen te beantwoorden. Dat waren behoorlijk intensieve sessies. Er werd veel kennis tegelijkertijd gedeeld en daarna moest je organisatie aan de slag met verschillende taken. Dat maakte het soms moeilijk om te focussen op wat écht belangrijk was en ‘kleinere’ taken werden daardoor sneller vergeten. Bij een online project is dat anders. Het is voor niemand vol te houden om een volledige dag met elkaar in een meeting te zitten. Daarom deel je projecten op in kleine stukjes. In plaats van een dag aan verschillende taken te werken, kies je voor meerdere korte momenten in een week om bij elkaar te komen. In korte sessies behandel je slechts één of twee taken, waarmee je aan de slag gaat. Door het project op te delen in korte, kleine stappen kan iedereen die betrokken is bij het project zich concentreren op wat op dat moment belangrijk is. En in de volgende sessie kun je je dan weer richten op een volgende taak.

3. Minder afleidingen tijdens sessies

Het werken met online sessies verplicht je ook om even weg te zijn van je dagelijkse taken. Als je fysiek bij elkaar zit in een ruimte loopt er nog wel eens een collega binnen met een vraag of moet iemand toch even een telefoontje aannemen. Daarom kiezen projectteams er meestal voor om een aparte ruimte te reserveren om niet afgeleid te worden door de dagelijkse operatie van hun organisatie. Met online meetings creëer je automatisch al een aparte ruimte waar je geen of weinig afleidingen hebt. Het verplicht je om even weg te zijn van je andere werkzaamheden. De gedragsregels in een online meeting zijn heel helder. We worden niet gestoord door collega’ en (meestal) laten we onze telefoon en e-mail even links liggen tijdens het overleg. Daardoor zijn er weinig afleidingen en kun je veel eenvoudiger de aandacht vestigen op het project.

4. Betere samenwerking tussen stakeholders

Tijdens een project wil je projectmanagers, key users en andere stakeholders eens in de zoveel tijd bij elkaar brengen, om de voortgang te bespreken en problemen op te lossen. In de ‘normale’ situatie was het altijd lastig om al die mensen op één moment fysiek bij elkaar te brengen, omdat het zelden voorkwam dat iedereen tegelijkertijd op kantoor was. Nu we allemaal thuiswerken is het veel laagdrempeliger geworden om alle stakeholders bij elkaar te brengen. Door eens in de twee weken op een vast moment online bij elkaar te komen, praten de betrokken partijen elkaar bij. Dat komt de cohesie binnen een project ten goede. Iedereen weet veel beter wat de voortgang is van alle taken en zaken worden nauwkeuriger op elkaar afgestemd. Daardoor worden betere keuzes gemaakt en loopt de samenwerking tussen alle partijen veel soepeler.

Virtuele projecten bieden vooral voordelen

Het implementeren van een softwarepakket met een virtueel team leek voor de coronacrisis geen reële optie voor veel organisaties. Maar de huidige omstandigheden dwingen ons om buiten de gebaande paden te treden. Daardoor zijn veel organisaties de mogelijkheden van online tools gaan inzien en beter gaan benutten. Daardoor komen ze tot de conclusie dat er in een virtueel projectteam vooral veel dingen ten goede veranderen. Ze zien meer focus, meer bereidheid om samen te werken en teams die taken op een efficiëntere manier verdelen en oppakken.

Ben je benieuwd hoe we bij Rainbow Logistics IT logistieke bedrijven virtueel ondersteunen bij het implementeren van hun nieuwe ERP-pakket? Plan dan hier een demo in.

Wil je meer lezen?

Hoe selecteer je de beste software voor jouw bedrijf?

eBook

In dit eBook lees je acht concrete stappen om tot die keuze te komen, met een uitgebreide uitleg per stap.

Bolk implementeert Navitrans

Artikel

Bolk Transport is een transportbedrijf met uiteenlopende activiteiten en klanten, dat in alle logistieke processen ondersteund kan worden door Navitrans. Of het nu gaat om exceptioneel- of container transport of fijnmazige distributie.

Blogartikel: Maatwerk in Microsoft Dynamics

Nooit meer problemen bij release overgangen door gebruik van extentions.

Lees hier het blogartikel!x